POLIZAS

Es el documento de carácter interno en la que se registran las operaciones y se anexan los comprobantes de dichas operaciones.
las pólizas es una evolución de los métodos de registro manual que consiste en términos generales en emplear un documento individual para registrar cada operación teniendo como característica que permite una mayor división del trabajo:

1. Las pólizas se hacen con un original y con los ejemplares según las necesidades de la empresa.

1. En las pólizas se debe hacer constar las firmas de las personas que intervienen en su formulación, revisión y autorización con el fin de fijar responsabilidades.

1. Concluida la anotación de los registros de las pólizas se debe de archivar en numeración progresiva con el objeto de poder localizarla con mayor facilidad.

1. Cada fin de mes se suman los cargos y abonos que reciben las cuentas en los registros de las pólizas y con los totales se forman un solo asiento de concentración que pasa al diario general.

1. Los asientos de concentración que recibe el diario general se pasan al libro mayor y de este se toman los datos para la elaboración de los estados financieros.

Ventajas:

1. Mayor división del trabajo.

1. No permite que los diarios o registros de pólizas se registren operaciones que no estén previamente autorizados, realizados y registrados por personas responsables.

1. Facilitan la anotación de los mayores auxiliares sin interrumpir el registro de las operaciones, pues los datos se toman de las copias de las pólizas.

Desventajas:

1. El registro de pólizas se lleva en forma tabular es fácil cometer errores, como equivocarse en las columnas.

1. Para negocios de poco movimiento representa un costo muy elevado.

Sistema de poliza unica: en el sistema de póliza única se emplea una sola clase de póliza para registrar cualquier tipo de operación, es decir, igual se anota en ella una operación de caja que se puede registrar una de diario.
Esta póliza no es sino una hoja de papel, con un rayado y datos impresos en el anverso y reverso de la misma, que puede adoptar diferentes medidas, como son el tamaño oficio, el medio oficio, el de carta y que inclusive puede tener unas medidas especiales distintas a las mencionadas.
Conforme se van celebrando las operaciones, se registran a máquina en estas hijas de papel indicando en ellas todos los datos que componen un asiento, es decir, la fecha de la operación, el nombre o nombres de las cuentas de cargo, el de las cuentas de credito, los importes de los cargos y de los créditos y, finalmente, la explicación o la redacción de la operación registrada.
Una vez escritos en la póliza los datos mencionados, deberan anexarse a ella todos los comprobantes que respalden la operación efectuada y que justifiquen las cantidades de cargo o de credito a las cuentas correspondientes.
Finalmente, cuando ya se ha registrado la operación y anexado los comprobantes de la misma, se harán constar en la parte inferior de la póliza las firmas de las personas que intervinieron en la elaboración de ella, en su revisión y la de quien autorizo la operación.
Esta fase del trabajo consistente en anexar los comprobantes y hacer constar las firmas de las personas que intervinieron, constituye la comprobación de operaciones a que hizo referencia al principio.
Rayado de la poliza: en este caso, como en cualquier documento o registro de carácter contable, el rayado y los datos que deben contener las pólizas pueden ser muy variables, según la clase de póliza de que se trate, de los datos de carácter interno que se requieren en las mismas y, en general de la organización de la empresa donde se ha establecido dicho sistema. Sin embargo, tratándose de la póliza única los datos que debe contener son los siguientes:

1. El nombre de la persona o nombre del negocio o sociedad mercantil de que se trate.

1. El nombre de la póliza.

1. El numero de la misma.

1. Columna para la fecha de operación.

1. Espacio de redacción para notar el nombre de las cuentas de que se afecten, así como la redacción del asiento.

1. Dos columnas de valores, destinadas, la primera a los cargos, y la segunda a los créditos.

1. Tres espacios destinados a escribir las firmas de las personas que intervinieron en la formulación de la póliza, y que son las siguientes:

1. La persona que la hizo,

1. La persona que la reviso, y

1. La que autorizo.

2. Registro de polizas.Una vez que la pólizas han sido requisitadas con las firmas de las personas que intervinieron en su formulación, revisión y aprobación, deberan anotarse en un libro que lleva el nombre de registro de pólizas, el cual tiene un rayado tabular con columnas de valores destinadas a las cuentas de mas movimiento y el espacio de varias cuentas acostumbrado en esta clase de registro.
La única diferencia entre el rayado de un diario tabular y el que corresponde al registro de pólizas, estriba en que, en este ultimo, se incluye dentro del rayado, una pequeña columna destinada a notar el numero de cada póliza registrada.
Con respecto al numero de la póliza, es conveniente hacer notar que este se asigna cuando la póliza se registra, siguiendo para ello un orden progresivo.
Existen tres tipos diferentes de pólizas:

• De entradas de efectivo o Pólizas de Ingreso. Contienen los asientos contables que implican entradas de efectivo por transacciones que realiza en ente, por ejemplo, el pago que hace un cliente.

• De salidas de efectivo o Pólizas de Egreso. Contienen los asientos contables que implican salidas de efectivo por transacciones que realiza en ente, por ejemplo, el pago que realiza un ente a sus proveedores. Cuando las salidas de efectivos se realizan por medio de un cheque la póliza se conoce como Póliza Cheque.

• De diario. Se realizan para asentar los registros que no implican entradas o salidas de efectivo, por ejemplo, el cálculo de una depreciación o una venta a crédito.

En términos generales, las pólizas deben contener lo siguiente:

• Número de póliza

• Tipo de póliza

• Fecha

• Número de la cuenta a cargar o abonar

• Nombre de la cuenta a cargar o abonar

• Parcial

• Debe

• Haber

• Sumas iguales

• Concepto

• Nombre y firma de quien elabora, revisa y autoriza

Adicionalmente, las pólizas cheques contienen los datos de emisión del cheque:

• Fecha del cheque

• Nombre del beneficiario

• Monto

• Importe con letra

• Concepto de pago

Por último, las pólizas cheque pueden tener una copia del cheque emitido y deben contener la firma y fecha de quien lo recibió.
Es importante precisar que todas las pólizas deben ir acompañadas de documentación comprobatoria que soporte la operación registrada.

PÓLIZAS DE INGRESO,EGRESO,DIARIO Y CHEQUES Y SU EJEMPLO.

PÓLIZAS DE INGRESOS contienen el registro de todo aquello que recibes por ventas de productos o servicios de tu negocio y que tu expides una factura como comprobante para tus clientes, es decir, en las Pólizas de Ingresos se anotan diariamente las operaciones referentes a los ingresos de la empresa, es decir, entradas de dinero en efectivo o cheque para la empresa.
Las personas físicas o morales que estén obligados a llevar la contabilidad electrónica, deberán hacerlo en sistemas electrónicos que tengan la capacidad de generar archivos en formato .XML, los cuales contendrán la información de las pólizas de ingresos, egresos y diario que se generaron en cada operación de tu empresa.
Las Pólizas de Ingresos deben de contener la siguiente información para que puedan ser aceptadas por el SAT:

Transacciones especificadas.

En cada partida incluirá la cuenta y subcuenta contable que serán afectadas, así como sus auxiliares.

Los CFDI que soporte la operación deberán distinguirse fácilmente.

Los impuestos así como las distintas tasas y cuotas deben de distinguirse sencillamente.

Deberá incluirse el RFC en las operaciones relacionadas con terceros.

En caso de que el folio fiscal no pueda especificarse. el contribuyente podrá relacionar los folios fiscales a través de un reporte auxiliar.

Los montos contenidos y el RFC de los comprobantes que amparen a cada una de las pólizas de ingresos, egresos y diarios.

                                

PÓLIZAS DE EGRESOS 

también llamadas Pólizas de Cheques o Pólizas de Efectivo, se deben registrar y agregar los documentos que sirven como comprobantes de las operaciones en las cuales se haya generado un cheque como método de pago o bien.

Recuerda que las pólizas de egresos, deben de contener la siguiente información:

Número de Póliza.

Tipo de Póliza.

Fecha.

Número de la cuenta a cargar o abonar.

Parcial.

Debe.

Haber.

Sumas iguales.

Concepto.

Nombre y firma de quien elabora, revisa y autoriza.

Para las pólizas de egresos por cheque se le tendrá que agregar lo siguiente:

Fecha del cheque.

Nombre del beneficiario.

Monto.

Importe con letra.

Concepto de pago.

A continuación te muestro un ejemplo de una Póliza de Egreso manual:

PÓLIZA DE DIARIO a las pólizas que registran los movimientos empresariales que no implican movimiento de dinero, ya sea en efectivo o interbancario pro que afectan la economía de la empresa.

La póliza de diario comprende a la entrega, recibo o intercambio de mercancía con promesa de pago (crédito para la empresa o para un cliente).

Ejemplo de póliza de diario:

Este documento debe de contar con los siguientes parámetros:

Nombre de la empresa (obligado)

La leyenda “POLIZA DE DIARIO”. (Obligado)

Cuenta. (Obligado)

Subcuenta.

Nombre de cuenta.

Parcial.

Debe.

Haber.

Sumas iguales.

Concepto. (Obligado)

PÓLIZA DE CHEQUE o póliza de egreso de dinero es un documento creado con la finalidad de garantizar la comprobación del pago con un cheque.

Es utilizado cuando se realizan pagos y se nos extienden notas, facturas o documentos de comprobación.

Este documento es muy utilizado en contabilidad y administración para realizar comprobaciones de gastos y movimientos económicos.

En la póliza de cheque se registran datos como los siguientes:

Compra me materia prima

Herramienta

Cambio en banco de un cheque

Pago de impuestos para persona moral con las formas debidamente llenadas por el funcionario correspondiente del banco