Pólizas contables y la contabilidad electrónica
De acuerdo con la fracción III de la regla I.2.8.1.6., establecida en la Quinta Resolución de Modificaciones a la Resolución Miscelánea Fiscal para 2014, los contribuyentes que estén obligados a llevar contabilidad electrónica deberán hacerlo en sistemas electrónicos con la capacidad de generar archivos en formato XML que contengan información de las pólizas generadas.
Para la contabilidad electrónica las pólizas contables son los archivos que presentan el mayor número de elementos nuevos a considerar, los cuales te enlisto a continuación:
- Incorporará los catálogos de tipos de póliza, monedas y bancos.
- Incorporará la información de pagos (cheques y transferencias).
- Incorporará la información de los comprobantes fiscales digitales relacionados.
¿Qué debe contener cada póliza contable?
- Detalle por cada transacción.
- Cada partida contendrá cuenta contable, subcuenta y sus auxiliares.
- Debe ser posible distinguir los CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) que soporten la operación.
- Los impuestos deben poder distinguirse con las distintas tasas y cuotas, cuando deba pagar el impuesto indicar la actividad.
- Para las operaciones relacionadas con terceros debe incluirse el RFC de éste.
- Cuando el folio fiscal no pueda identificarse en las pólizas contables, el contribuyente podrá, relacionar todos los folios fiscales a través de un reporte auxiliar.
- El RFC y el monto contenido en los comprobantes que amparen dicha póliza contable.
¿Cuándo se deben entregar las pólizas contables en contabilidad electrónica?
La información generada de las pólizas deberá entregarse mensualmente, incluyendo el detalle por transacción, cuenta, partida, auxiliares y subcuenta. Las pólizas contables se enviarán al mismo tiempo que la balanza de comprobación.
Las pólizas contables se entregarán conforme a las fechas establecidas para la balanza de comprobación y podrán enviarse al SAT dentro del mes siguiente a la fecha en que se realicen las operaciones respectivas.
Especificaciones con las que deben contar las pólizas contables, y qué hacer en caso de que esta información sea requerida por la autoridad.
Se implementó la obligatoriedad del envío de la Contabilidad de forma electrónica a la autoridad, por lo que los contribuyentes deben cumplir con este requerimiento en tiempo y forma para evitar ser objetos de alguna sanción.
Estos son los 3 elementos que deben ser enviados a la autoridad:
- Catálogo de cuentas utilizado en el periodo.
- Balanza de comprobación que incluya saldos iniciales, movimientos del periodo y saldos finales de todas y cada una de las cuentas de activo, pasivo, capital y resultados.
- Información de las pólizas generadas, incluyendo el detalle de transacción, cuenta, subcuenta y partida, así como sus auxiliares.
El catálogo de cuentas debe ser enviado una sola vez y cada que sea modificado; mientras que la balanza de comprobación se enviará de forma mensual, pero ¿qué sucede con la información de las pólizas generadas?
¿Aún tienes dudas? Mira el video del qué, cómo y cuándo de la Contabilidad Electrónica:
Pólizas contables electrónicas
Los contribuyentes deberán llevarlas en sistemas electrónicos con la capacidad de generar archivos en formato XML. La información de las pólizas se debe generar de conformidad con lo siguiente:
- Incluir el detalle por transacción, cuenta, subcuenta y partida, así como sus auxiliares.
- En cada póliza debe ser posible distinguir los CFDI que soporten la operación.
- Debe ser posible identificar los impuestos con las distintas tasas, cuotas y actividades por las que no deba pagar el impuesto.
- En las operaciones relacionadas con un tercero deberá incluirse el Registro Federal de Contribuyente (RFC) de éste.
- En caso de que no se logre identificar el folio fiscal asignado a los comprobantes fiscales dentro de las pólizas contables, el contribuyente podrá, a través de un reporte auxiliar relacionar todos los folios fiscales, el RFC y el monto contenido en los comprobantes que amparen dicha póliza.
Las pólizas contables se entregarán conforme a las fechas establecidas para la balanza de comprobación, en caso de revisión fiscal o solicitud de compensación o devolución de impuestos. Cabe destacar que las autoridades fiscales solicitarán la información contable de las pólizas sólo a partir y respecto de la información generada en el periodo o ejercicio 2015.
Cuando la información contable sobre las pólizas sea requerida por las autoridades fiscales, ya sea en el ejercicio de facultades de comprobación o bien como parte del trámite de devolución y compensación de saldos a favor, el contribuyente estará obligado a entregar a la autoridad fiscal el archivo electrónico que contenga la información de los registros contables en formato XML.
Para la correcta integración de estos archivos, se debe considerar lo establecido en el Anexo 24 de la RMISC 2014, el cual señala qué campos serán obligatorios y cuáles serán opcionales conforme a lo siguiente:
Pólizas del periodo que se entrega como parte de la Contabilidad Electrónica
Los 4 atributos que integran este nodo son obligatorios:
- Versión del formato, actualmente 1.0
- RFC del contribuyente que envía los datos
- Mes al que corresponde la balanza
- Año al que corresponde la balanza
Detalle de cada póliza
Los 4 atributos que integran este nodo son obligatorios:
- Tipo de la póliza: 1 – Ingresos, 2 – Egresos o 3 – Diario
- Número de la póliza
- Fecha de registro de la póliza
- Concepto de la operación
Detalle de cada transacción dentro de la póliza
Los siguientes atributos son obligatorios:
- Número de la cuenta, subcuenta o partida que se afecta por la transacción
- Concepto de la transacción
- Debe monto del cargo a la cuenta por la transacción
- Haber monto del abono a la cuenta por la transacción
- Tipo de moneda utilizado en la póliza, de acuerdo al catálogo publicado en la página de internet del SAT
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